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Datenschutzhinweis

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optiGov Meet

Die intelligente Online-Terminvereinbarung für Ihre Verwaltung.

Für Verwaltungsmitarbeiter und Bürger leicht zu bedienen. Nahtlose und barrierefreie Integration auf Ihrer Webseite.

Online-Terminvereinbarung auf Smartphones
Highlights

Das zeichnet optiGov Meet aus

Aus diesen Gründen sollten Sie sich für optiGov Meet entscheiden - die fortschrittliche Lösung zur digitalen und mühelosen Vereinbarung und Verwaltung von Terminen.

Termine online

Terminvergabe mit optiGov Meet

Mit der DSGVO-konformen sowie barrierefreien Online-Terminvereinbarung lassen sich Termine zwischen Bürgern und Verwaltungen spielend leicht vereinbaren und administrieren. Die Anwendung lässt sich mit minimalem Aufwand nahtlos auf Ihrer Webseite integrieren und muss nicht extern verlinkt werden. Dies maximiert die Benutzerfreundlichkeit und ermöglicht eine Darstellung in Ihrem Corporate Design.

Bürger haben die Möglichkeit auf Ihrer Webseite dienstleistungsbezogene Termine zu buchen. Die pro Schalter freizugebenden Zeiträume werden für eine individuelle und intelligente Kalkulation der Terminoptionen verwendet, um eine optimale Auslastung mit minimalen Lücken zu gewährleisten. Termine können mit einer Meeting-Software Ihrer Wahl auch online abgehalten werden. Mitarbeiter und Bürger werden durch E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Reservierungen, Bestätigungen, Änderungen oder Stornierungen inkl. Kalenderdateien informiert.

Besucherverwaltung

Besucherströme vor Ort steuern

Aufruf-System

Mit diesem System rufen Sie Bürgerinnen und Bürger aus einem Wartebereich auf und können diese zu Ihnen an einen Schalter oder in einen Raum lenken. Der Aufrufbildschirm spielt einen Ton ab, erweckt die Aufmerksamkeit der wartenden und zeigt dem Bürger anhand seiner ID wo er sich für den Termin einfinden soll. So werden keine personenbezogenen Daten des Bürgers öffentlich ausgegeben. IDs werden sowohl für vorab online vereinbarte Termine als auch für aktuell vor Ort gezogene Warteschlangetickets generiert. Diese können im Backend von optiGov komfortable verwaltet werden.
Aufrufbildschirm

Ticket-System

Wir bieten ein BSI-zertifiziertes Hosting der Applikation nach ISO 27001 in einem deutschen Rechenzentrum, welches zu 100% mit Ökostrom betrieben wird. Die SSL-verschlüsselte Kommunikation zwischen Webseitenintegration und Applikationsserver gewährleistet eine sichere Übertragung von Bürgerdaten.Organisieren Sie Besucher vor Ort in der Verwaltung ohne festen Termin. Mit dem Ticket-System können Bürger auf einem fest installierten Tablet ein Ticket ziehen und sich in eine Warteschlange einreihen. Das Ticket kann mittels QR-Code auf das eigene Smartphone übernommen werden. Der Aufruf zum jeweiligen Schalter oder Raum kann über das mitgelieferte Aufruf-System oder das Smartphone des Bürgers stattfinden. Die gezogenen Tickets lassen sich in der Bedienoberfläche von optiGov parallel zu online vereinbarten Terminen verwalten und aufrufen.

Ticket-System Startbildschirm
Ticket-System Ticketausgabe
Wir arbeiten zusammen

Integration und Schnittstellen

Mitarbeiter sowie deren Konten lassen sich aus Ihrem Active Directory automatisiert übertragen und aktualisieren. Dadurch entfällt der Aufwand für die Pflege von Mitarbeiterdaten und Zugangsberechtigungen.

Ausnahmefälle sowie Urlaubsregeln lassen sich von jedem Mitarbeiter selber definieren. Feiertage werden vom System automatisch und bundeslandbezogen berücksichtigt. Es besteht die Möglichkeit die Kalenderdaten eines Mitarbeiters über die Microsoft-Exchange-Schnittstelle für die Berechnung freier Zeiträume hinzuzuziehen. Im Kalender hinterlegte Termine und andere Abwesenheiten werden somit berücksichtigt und Terminkollisionen vermieden.

Zusätzlich zur grafischen Listen- und Kalenderdarstellung im Backend, lassen sich die Termine auch in Outlook, Thunderbird und anderen Kalenderprogrammen synchronisieren. Die Bearbeitung eines Termins lässt sich direkt aus der Kalenderanwendung aufrufen.

Meet AI Forms

     Bessere Daten = Bessere Termine

Mit dem Zusatzmodul Meet AI Forms können individuelle Formulare für Terminvorlagen erstellt werden. Zusätzliche Informationen können so bei Vereinbarung eines Termins abgefragt werden, um diesen optimal vorzubereiten. Zum Erstellen der Formulare kann natürliche Sprache verwendet werden, aus welcher optiGov mit Hilfe von künstlicher Intelligenz ein Web-Formular generiert. Die bei der Terminvereinbarung erhobenen Daten werden im Backend bei der Bearbeitung eines Termins angezeigt. Die KI erzeugt dabei nur das Formular und verarbeitet keine der personenbezogenen Daten, die bei Terminvereinbarung darüber erfasst werden.

Cloud Service

Hosting und Datenschutz

Wir bieten ein BSI-zertifiziertes Hosting der Applikation nach ISO 27001 in einem deutschen Rechenzentrum, welches zu 100% mit Ökostrom betrieben wird. Die SSL-verschlüsselte Kommunikation zwischen Webseitenintegration und Applikationsserver gewährleistet eine sichere Übertragung von Bürgerdaten.

Darstellung

So sieht's aus...

Sehen Sie optiGov Meet beispielhaft im Einsatz auf einer Webseite und in der Verwaltungsansicht.

Webseitenansicht
Verwaltungsansicht
Präsentation

Wir zeigen es Ihnen

Gerne präsentieren wir Ihnen die Funktionalitäten von optiGov Meet für die Vereinbarung von Terminen. Wir klären Ihre Fragen und erörtern individuelle Lösungsansätze für Ihre Anforderungen.

Laden externer Anwendungen

Bitte stimmen Sie in unserem Datenschutzhinweis dem "Laden von externe Komponenten" zu, damit die Terminvereinbarung von Calendly geladen werden kann.