Serviceportal

Serviceportal für kommunale Verwaltungen zur nahtlosen Integration des Bürgerservices in kommunale Webseiten und Apps.

Funktionsumfang

Überblick

Vollständig integriertes, modulares Serviceportal
OZG-Ready und zukunftssicher durch kontinuierliche Weiterentwicklung
Individuell anpassbar an kommunale CI/CD und Verwaltungsstruktur
Mandantenfähig für z. B. Fachbereiche, Schulen oder interne Prozesse

Nahtlose Integration

GraphQL-API, REST, CMIS, LDAP, Exchange und mehr
Verknüpfung mit bestehenden Systemen: DMS, Kassensysteme, ePayment, CMS
Keine Medienbrüche – echte Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Intelligente Funktionen

Nutzung externer Authentifizierungssysteme: BundID, Mein Unternehmenskonto, SAML, OAuth
Vorbefüllung von Anträgen durch übermittelte Nutzerdaten
Dynamische Berechnung und Darstellung von Dienstleistungsinhalten

Flexible Einbindung und UX

Widget-Technologie für einfache Integration in jede Webseite (auch CMS-nativ, z. B. Weblication^®)
Barrierefrei und responsiv – 100% mobilfähig
Integrierte Suchfunktion für Navigation ohne Systemwechsel

Zusatzmodule und Erweiterungen

Terminvereinbarung (Meet) mit Exchange-Sync, Aufrufsystem, AI-Forms
Formulargenerator (AI-Forms) per Texteingabe
Ticket- und Warteschlangensystem
Fachverfahrensbaukasten (z. B. Parkausweise, Sperrmüll, Hundesteuer)
Chatbot- und Voice-Agent-Integration zur intelligenten Bürgerinteraktion

Betrieb und Sicherheit

ISO 27001-zertifiziertes Hosting in Deutschland
100 % klimaneutral (TÜV-zertifizierter Ökostrom)
24/7-Monitoring, VPN-Anbindung und hochverfügbare Infrastruktur

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Warum Sie die optiGov Digitalisierungsplattform einsetzen sollten

Mit der Digitalisierungplattform von optiGov erhalten Sie eine Sammlung an Werkzeugen, die in Bezug auf Schnittstellen, Modernität und Weiterentwicklungsgeschwindigkeit, die ihresgleichen sucht.

In wenigen Jahren haben wir unsere Lösung von der reinen Zuständigkeitsmeldung zu einer vollumfänglichen Digitalisierungsplattform ausgebaut. Diese ermöglicht es nicht nur OZG-Ready zu sein, sondern die Digitalisierung Ihrer Verwaltung auf ein zukunftssicheres Fundament zu stellen und kurzfristig auf ein neues Level zu heben.

Schnittstellen im Fokus

optiGov wurde von Grund auf als “Datendrehschreibe” konzipiert. Angeschlossene Lösungen, externe wie auch unsere eigenen, kommunizieren mit einer modernen und hochperformanten GraphQL-API, die einen flexiblen Austausch von Daten und Funktionen (wie z.B. die Authentifizierung) ermöglichen. Auch unsere Kunden nutzen diese, um individuell erstellte interne Fachverfahren (z.B. im Falle des Kreis Borken) auf Basis einer Access-Datenbank mit dem Serviceportal zu verbinden und so Prozesse zu automatisieren und Ressourcen einzusparen.

Für weitere Anwendungsfälle gibt es darüber hinaus eine Vielzahl anwendungsspezifischer Schnittstellen:

REST API: einfache Übermittlung von Suchergebnissen aus optiGov, um Webseitensuchen zu ergänzen
XZuFi: Übermittlung von Zuständigkeiten in den Portalverbund (TSA Infodienste - auch als “Linie6Plus” bekannt)
Exchange-Webservices (EWS): Synchronisierung von Terminen aus der Terminvereinbarung zur Darstellung in Kalenderanwendungen wie Outlook und Berücksichtigung von Personen-/Teamkalendern bei der Vereinbarung neuer Termine zur Vermeidung von Terminkollisionen
LDAP(s): Synchronisation von Mitarbeiterdaten für die Beauskunftung und Vermeidung redundanter Datenpflege (ActiveDirectory, Serviceportal und Webseite), Zuweisung von Zuständigkeiten auf Basis von Organisationseinheiten des ADs, Erstellung von Konten und Vergabe von Berechtigungsrollen für das Backend von optiGov, Anmeldung am optiGov Backend mit den im AD verwalteten Zugangsdaten
CSV-Exporte: tabellarische Ansichten im Backend können zur Wiederverwendung in Excel oder anderen Anwendungen exportiert werden
CMIS: Anbindung von Dokumentenmanagementsystemen und Übertragung von Anträgen in dienstleistungsspezifische Fallakten
REST API: Rückkanal für ein DMS oder Fachverfahren, um antragsbezogen mit Bürgerinnen und Bürgern zu kommunizieren, Statusänderungen von Anträgen zu übermitteln und eine digitale Bescheidung zu ermöglichen ohne ins Backend von optiGov wechseln zu müssen
ePayment: Anbindung üblicher Paymentanbieter im kommunalen Umfeld (ePayBL, pmPayment, etc.) zur unkomplizierten Bezahlung von kostenpflichtigen Verwaltungsleistungen
Dateiexport Kassensysteme: für den Import von offenen Zahlungen in bestehende Kassensysteme (Infoma, AB Data, etc.)

Anwendungsbeispiele unserer Schnittstellen aus der Praxis

In der Stadt Gütersloh wird die Authentifizierung über die BundID nicht nur für das Serviceportal, sondern auch für die städtische Mängelmeldeplattform und das Beteiligungsportal “Gütersloh Digital” nachgenutzt. Für die Verwaltung bedeutet das: geringerer technischer Aufwand, keine redundante Implementierung und eine spürbare Einsparung von Ressourcen und Kosten. Gleichzeitig profitieren Bürgerinnen und Bürger von einer einheitlichen Anmeldung mit nur einem Konto.

Authentifizierung

Zur Authentifizierung von Benutzenden des Portals können verfügbare Basisdienste, wie z.B. die BundID, Mein Unternehmenskonto oder auch die BayernID, angebunden werden. Es gibt keine proprietäre Benutzerverwaltung, die Bürgerinnen und Bürger an das Serviceportal einer individuellen Verwaltung bindet. Das jeweilige Vertrauensniveau der Anmeldung (niedrig, substanziell oder hoch) wird von optiGov übernommen und in Prozessen berücksichtigt. Bei der Antragstellung über einen Onlinedienst kann optiGov gewährleisten, dass eine Anmeldung bei Bedarf vorausgesetzt wird und das benötigte Vertrauensniveau erfüllt wurde. Die bei der Anmeldung übermittelten Daten zum Antragstellenden können im Onlinedienst vorbefüllt werden, um die Eingabe zu vereinfachen.

Die Nachnutzbarkeit der Authentifizierungskomponente zur Vermeidung redundanter Implementierungskosten ist möglich.

Die Widget-Technologie von optiGov ermöglicht sowohl einfache als auch komplexe Integrationsszenarien. Mit wenigen Zeilen Code lässt sich das komplette Serviceportal an beliebiger Stelle einer Oberfläche einbinden. Dafür stehen Varianten in verschiedenen Programmiersprachen zur Verfügung. Für eine nahtlose optische Integration kann das Serviceportal grafisch an das umgebende System und Corporate Design der Kommune angepasst werden. So entsteht eine grafisch und funktional durchgängige Einbindung in die kommunale Webseite, die eine konsistente und benutzerfreundliche Nutzererfahrung schafft. Auch die Webseitensuche kann die in optiGov gepflegten Inhalte berücksichtigen, sodass es keine Rolle spielt ob Bürgerinnen und Bürger eine Suchmaschine verwenden, über die kommunale Webseite navigieren oder deren eigene Suche verwenden. Sie kommen immer zum Ziel ohne die Unterscheidung zwischen kommunaler Webseite und externem Serviceportal verstehen und navigieren zu müssen. Dies ist im Kontext des Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und der Forderung nach mehr Benutzerfreundlichkeit im OZG besonders relevant.

Für eine granulare Integration gibt es die Möglichkeit einzelne Datensätze und Funktionalitäten an beliebiger Stelle einzubinden. So lassen sich in optiGov gepflegte oder per LDAP synchronisierte Ansprechpartner an beliebiger Stelle einer Webseite integrieren, werden bei Änderungen automatisch aktualisiert und müssen nicht mehrfach gepflegt werden. Dies gilt auch für Dienstleistungen, Einrichtungen, die Suchfunktion sowie die Terminvereinbarung. Um diesen Prozess zu unterstützen, bieten wir einen Snippet-Generator, mit dem sich der gewünschte Datensatz oder die Funktion konfigurieren lässt und der entsprechende Code-Schnipsel erstellt und weiterverwendet werden kann.

Noch komfortabler wird es, wenn gar nicht mit Code-Schnipseln gearbeitet werden muss, sondern eine direkte Integration in ein CMS besteht. Dies haben wir für das Contentmanagementsystem Weblication^® CMS realisiert. Redakteure können ohne technisches Wissen eine Integration per Drag and Drop vornehmen. An beliebiger Stelle wird dafür das optiGov-Weblic eingefügt und über Auswahlfelder lässt sich konfigurieren was dargestellt werden soll. So erstellen Redakteure im Handumdrehen Inhaltsseiten zu Lebenslagen, die komplett freie Inhalte wie Bildergalerien mit Informationen aus dem Serviceportal kombinieren, um eine optimale Kommunikation von relevanten Informationen an Besuchende der Webseite zu gewährleisten. Die Pflege der Sachinformationen, unterstützt durch die synchronisierten Basistexte des Landesportals, kann somit in den Fachbereichen verbleiben. Es entsteht die optimale Symbiose von individueller Webseitenpflege durch die Pressestelle mit Zuständigkeitsinformationen (XZuFi) aus den Fachbereichen.

Für komplett individuelle Anwendungsfälle, lässt sich mit entsprechender Kenntnis natürlich auch jede beliebige Information über eine direkte Abfrage an der GraphQL-Schnittstelle übertragen. So lassen sich z.B. die in optiGov gepflegten Öffnungszeiten für das Bürgerbüro auf der Startseite der kommunalen Webseite ausgeben ohne diese doppelt pflegen und aktualisieren zu müssen.

Mehrwert durch sinnvolle Zusatzmodule

Um eine ganzheitlich wirkende Lösung anbieten zu können, wurde das Serviceportal durch weitere, häufig benötigte Zusatzmodule erweitert. Eines davon ist unsere Online-Terminvereinbarung. Dank dieser lassen sich auf Verwaltungsseite direkt zu Dienstleistungen auch Terminvorlagen erstellen. Dienstleistungen, Einrichtungen und Ansprechpartner müssen nicht redundant in weiteren Insellösungen gepflegt werden und Bürgerinnen und Bürger müssen die Webseite nicht verlassen, sondern können dank der Webseitenintegration direkt auf der Dienstleistungsbeschreibung einen Termin vereinbaren. Die Terminvereinbarung lässt sich auf Basis unserer Widget-Technologie an beliebigen Stellen einer Webseite oder sogar im Dialog mit einem Chatbot integrieren, um sie da anbieten zu können wo sie für Bürgerinnen und Bürger sinnvoll ist. Termine können vor Ort oder online abgehalten werden.

Als logische Ergänzung dient unsere Aufrufanlage. Verwaltungsbesucher können darüber aufgerufen und an den Arbeitsplatz der Mitarbeitenden geleitet werden. Ist noch kein Termin online gebucht worden, kann dies an einem Terminal gemacht oder ein Ticket gezogen werden, um sich in eine Warteschlange einzureihen.

Die Effizienz eines Termins kann mit unserem Zusatzmodul AI-Forms maximiert werden. Verwaltungsmitarbeitende können damit ohne technische Kenntnisse in Form eines Textpromts ein Formular beschreiben, welches von einer KI als HTML-Formular zur Verfügung gestellt wird. Dieses Formular steht während der Terminvereinbarung Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung und kann oder muss, je nach Ausprägung der Pflichtfelder, zur Terminvereinbarung ausgefüllt werden. Somit wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen zum Termin vorliegen und dieser sinnvoll genutzt wird.

Mandantenfähigkeit

Der komplette Funktionsumfang unserer Digitalisierungsplattform kann innerhalb einer Instanz über weitere Mandanten mehrfach genutzt werden. Die Mandanten sind von einander unabhängig. Dies ermöglicht z.B. die Nutzung von Onlinediensten für interne Verwaltungsprozesse, wie z.B. die Beantragung von Dienstfahrzeugen oder eine interne Terminvereinbarung mit der IT. Auch verwaltungsnahe Einrichtungen wie kreisangehörige Schulen können mit Antragsprozessen und Terminvereinbarungsfunktionen in der Digitalisierung gefördert werden. Natürlich lassen sich die Oberflächen eines weiteren Mandanten separat in die dafür vorgesehenen Webseiten eines Intranets oder einer Schule integrieren. Auch das Backend berücksichtigt über das Rechte- und Rollenkonzept welche Mandanten eingesehen und welche Funktionen darin genutzt werden dürfen.

Fachverfahren für echte Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Eine ganzheitliche Digitalisierung lässt sich mit vorhandenen Bausteinen wie dem Serviceportal, einem Formularserver, Fachverfahren und Dokumentenmanagementsystemen ganzheitlich umsetzen. Doch oftmals ist dies erfahrungsgemäß nicht ausreichend. Für den Fall dass eine der Komponenten nicht verfügbar ist oder benötigte Funktionen oder gar Schnittstellen fehlen, bieten wir einen Baukasten an, der entsprechende Lücken füllt oder die komplette Digitalisierungsstrecke abbildet: von der Antragstellung bis hin zur Bescheidübermittlung.

Beispiele für Fachverfahren

Dokumentenmanagementsysteme und Fachverfahren

Zur Anbindung von Dokumentenmanagementsystemen und Fachverfahren steht unsere CMIS-Schnittstelle zur Verfügung, die antragsbezogen granulare Daten in spezifische Fallakten und nicht nur generische E-Akten übertragen kann. Dies vereinfacht die Weiterbearbeitung im DMS und vermeidet weitere Aufwände für eine Prozessgestaltung im DMS, um eine generische E-Akte in eine spezifische Fallakte umzuwandeln, die direkt von den zuständigen Sachbearbeitenden weiterbearbeitet werden kann.

Bildschirmfoto d.velop documents Anbindung

Chatbots und Voice-Agents

Als weitere Bestätigung für den korrekt gewählten initialen Fokus auf Schnittstellen bei der Entwicklung unserer Digitalisierungsplattform, dient die Integrationsfähigkeit mit Chatbots und Voice-Agents auf Basis von KI. So übermitteln wir strukturierte Informationen an entsprechende Systeme, die diese zur Beauskunftung auf der Webseite oder am Telefon nutzen können. Zusammen mit den Daten aus der Webseite entstehen so aussagekräftige Bots und Agenten, die Verwaltungsmitarbeitende bei Bürgeranliegen entlasten. Mit fertigen Schnittstellen für das Serviceportal und Webseiten auf Basis von Weblication^® CMS bieten wir die Einführung eines Chatbots als fertige Lösung ohne zeit- und kostenintensive Projektarbeit mit individueller Schnittstellenimplementierung und ersparen kommunalen Verwaltungen personelle Ressourcen und Kosten.

In Ergänzung zu einer Beauskunftung können auch von optiGov validierte Terminoptionen angeboten und für einen Anrufenden Termine mit Verwaltungsmitarbeitenden vereinbart werden. Bei einem Chatbot lässt sich die Terminvereinbarung auf Basis unserer Widget-Technologie im Dialog anzeigen.

Spezialisierte Chatbots können auch in einen Onlinedienst integriert werden, um bei der Bearbeitung komplexer Antragsformulare zu unterstützen. Ebenso helfen Sie bei einer Ersteinschätzung zur Auswahl des zu stellenden Antrags. Sie können sogar im Dialog Informationen abfragen, die als Antrag an optiGov übermittelt und von da aus weiterbearbeitet werden können.

Wartungsarmer Betrieb mit höchster Sicherheit und Datenschutz

Als ganzheitlicher Dienstleister für die Verwaltungsdigitalisierung bieten wir den kompletten Betrieb inkl. Wartung, Updates und Datensicherung als komfortable SaaS-Lösung. Automatisiert installieren wir Ihre Instanz über Nacht. Bereit für einen enorm kurzfristigen Projektstart. Lange Wartezeiten und Projektverzögerungen aufgrund technischer Unklarheiten sind uns fremd. Bekannte und übliche Verwaltungsanforderungen werden bei uns standardmäßig erfüllt.

Professionelles Hosting für Ihre optiGov-Instanz in einer optimierten multiredundanten Serverumgebung für höchste Performanz und Ausfallsicherheit Ihrer kritischen Infrastruktur. Die von uns betriebenen Server stehen in einem klimafreundlichen Rechenzentrum, das nach der modernen Norm DIN EN 50600 gebaut wurde und dessen Betrieb vom TÜV Rheinland nach ISO 27001 zertifiziert ist. Darüber hinaus bestehen Partnerschaften zum Cert-BUND, dem BSI und der Allianz für Cyber-Sicherheit. Wir bieten Ihnen 100% klimaneutrales Hosting auf Basis von TÜV-zertifiziertem Ökostrom und Wärmerückgewinnung.

Für eine gesicherte Anbindung Ihrer Systeme in einem anderen Rechenzentrum werden VPN-Tunnel eingerichtet. Ihre bei uns gehostete optiGov-Instanz sowie eingerichtete VPN-Tunnel werden durch ein externes, unabhängiges Monitoring 24/7 auf Erreichbarkeit überwacht, um im Notfall eine frühe Erkennung und Reaktion unseres Supports zu gewährleisten sowie automatisierte Neustarts zu initialisieren.

Weiterentwicklung und Support

Aus regelmäßig aufgenommenen Funktionswünschen entwickeln wir unsere Anwendungen kontinuierlich, kundenorientiert und praxisnah weiter. Veränderungen und Weiterentwicklungen von Basistechnologien werden bei der Gestaltung unserer Roadmap ebenfalls berücksichtigt. Der Umstieg vom Servicekonto.NRW auf die BundID sowie der Wechsel des Kommunalportal.NRW zu den TSA Infodiensten (auch Linie 6 Plus) sind hierfür representative Beispiele. Dabei achten wir darauf einen Umstieg für alle Beteiligten nicht nur zeitnah sondern auch so reibungslos wie möglich zu gestalten. Im Falle des Umstiegs auf die BundID wurden die Inhalte der angelegten Bürgerkonten übertragen auch wenn sich die Authentifizierungskomponente geändert hat. Beim Umstieg auf die TSA Infodienste haben wir Bestandsdienstleistungen für unsere Kunden in das neue Format übertragen.

Feedback zur Weiterentwicklung als auch die Erstellung eines Support-Tickets kann direkt von jeder Stelle im Backend durch jeden Benutzer an uns übermittelt werden. Dies gewährleistet ein Optimum bei der Betreuung von (mittlerweile über 2.400) Anwenderinnen und Anwendern und entlastet die IT in der Verwaltung. Support-Tickets werden in der Regel noch am gleichen Tag bearbeitet und je nach Dringlichkeit priorisiert.

Über Neuerungen informiert unser [Changelog](https://demo.optigov.de/api/extern/changelog), welches den Anwenderinnen und Anwender direkt im Backend angezeigt wird, sofern es seit dem letzten Login Funktionserweiterungen gegeben hat.

Zukünftige Weiterentwicklungen beinhalten unter anderem die Integration der nationalen Feedbackkomponente, FitConnect als auch die Synchronisation von Bürgerkonten in optiGov mit dem Postdach der BundID.

Im Backend integrierte Erklärvideos helfen Anwenderinnen und Anwendern sich einen Überblick über die Funktionsweise verschiedener Bereiche in optiGov zu verschaffen. Tiefergehende Anleitungen, Tipps und Tricks, Anbindungsleitfäden sowie Schnittstellenbeschreibungen finden sich in unserer Online-Dokumentation.

Im Backend integrierte Erklärvideos und Supportlasche

Benutzerfreundlichkeit

Unser Anspruch an Benutzerfreundlichkeit endet nicht bei den leicht zu bedienenden und übersichtlich gestalteten Interfaces für Bürgerinnen und Bürger. Auch ungeschulte Augen erkennen an unseren Oberflächen im Backend schnell, dass diese sich von typischen, in Verwaltungen vertretenen und oftmals in die Jahre gekommenen Anwendungen, abheben. Effizienzsteigerung wird auch erreicht, in dem Anwendungen leicht verständlich und benutzbar sind und Anwendende diese gerne benutzen.

Standardsoftware vs. Individualisierbarkeit

Auch bei der Zusammenarbeit mit unseren kommunalen Kunden sind wir modern aufgestellt. Individuelle Projekträume mit klar definierten Aufgaben und Zuständigkeiten sorgen für Übersichtlichkeit und Transparenz. Informationen und Daten können zentral ausgetauscht werden und stehen allen zur Verfügung. Alle Beteiligten wissen was zu tun ist und ob der Fortschritt des Projekts im vereinbarten Zeitplan liegt. Kein “Es-waren-nicht-alle-in-CC”-Chaos via E-Mail.

Regelmäßige Online-Meetings sorgen für persönlichen Kontakt der Teams und kontinuierliche Abstimmung und Arbeit an den Aufgaben über den Projektraum hinaus. Für den kurzen Dienstweg via Telefon stehen wir natürlich auch gerne zur Verfügung.

Ansatz und Motivation

Bei der Planung von Produktentwicklung und Kundenbetreuung verfolgen wir konsequent einen ganzheitlichen Ansatz. Von der Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben über die Umsetzung einer leichten Bedienbarkeit bis hin zur Überlassung von innovativen, praxisnahen und kosteneffizienten Lösungen, die allen Beteiligten einen echten Mehrwert bieten. Durch den Einsatz von Automatisierung, Vereinfachung und der Vermeidung redundanter Prozesse erzielen wir eine spürbare Entlastung, höhere Effizienz und eine nachhaltige Einsparung von Ressourcen.

Stets hinterfragen wir unsere Leistungen, bestehende Strukturen und Abläufe und gestalten unsere Produkte mit Leidenschaft, Innovationskraft und Liebe zum Detail. Die Zufriedenheit unserer Kunden ist für uns das höchste Gut. Wir scheuen uns aber auch nicht davor klare Stellung zu beziehen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen.

Gemeinsam digitalisieren wir Ihre Verwaltung.

Projektarbeit

Wir entwickeln Standardsoftware, die unterschiedlichsten Bedarfen kommunaler Verwaltungstypen gerecht wird: von der Gemeinde bis hin zur Kreisverwaltung. Wir sammeln Feedback zu unserer Software direkt im Backend ein und lassen dieses in unsere Roadmap und die Weiterentwicklung einfließen. Unsere langjährigen Bestandskunden werden Ihnen dies gerne bestätigen.

Wenn Funktionalitäten dringend für einen optimalen Einsatz benötigt werden, können diese gegen eine angemessen reduzierte Leistungsvergütung kurzfristig umgesetzt werden.

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