Digitale Parkausweise für Gütersloh
Gemeinsam mit der Stadt Gütersloh haben wir eine vollständig digitale Fachanwendung für Bewohnerparkausweise realisiert. Bürgerinnen und Bürger können ihren Antrag bequem online stellen, bezahlen und erhalten den fälschungssicheren Ausweis direkt ins digitale Postfach.
Ausgangslage
Veraltete Lösung mit Medienbrüchen
Vor dem Projekt mit optiGov setzte die Stadt Gütersloh eine in die Jahre gekommene Anwendung zur Verwaltung von Bewohnerparkausweisen ein. Die Lösung war nicht in die städtische Webseite integriert, sondern lief in einem separaten Portal mit eingeschränkter Nutzerfreundlichkeit. Automatisierte Prüfmechanismen fehlten teilweise – viele Arbeitsschritte mussten manuell durchgeführt werden. Die Oberfläche war weder modern noch mobiloptimiert, was die Nutzung für Sachbearbeiter aber auch Bürgerinnen und Bürger zusätzlich erschwerte. Ein einheitlicher Login über die BundID fehlte ebenfalls. Zudem ließen sich zentrale Funktionen wie die einfache Neuausstellung von Ausweisen in dem System nur umständlich abbilden. Es war klar: Eine zeitgemäße, vollständig digitale und integrierte Lösung musste her.
Die Lösung
Nahtlos digital, vollständig integriert
Eine intelligente Adressprüfung stellt sicher, dass nur anspruchsberechtigte Personen aus den definierten Parkzonen einen Antrag stellen können. Auch die Zahlung erfolgt direkt im Formular über das integrierte ePayment-Modul. Anschließend wird der Antrag vollständig digital weiterverarbeitet: Ein Bürgervorgang wird automatisch angelegt, die Adresse des Bürgers wird durch Schnittstellen zum Einwohnermelderegister (Meso VOIS) geprüft und der zuständige Sachbearbeitende muss den Antrag lediglich einmal final freigeben.
Der digitale Parkausweis wird anschließend automatisch erstellt, signiert und mit einem fälschungssicheren QR-Code versehen. Bürgerinnen und Bürger erhalten ihn direkt in ihr digitales Postfach – bereit zum Ausdrucken und Auslegen im Fahrzeug. Auch Verlängerungen oder Neuausstellungen sind unkompliziert über die Fachanwendung möglich.
Alle Vorgänge können revisionssicher im DMS veraktet werden, und eine integrierte Statistik bietet der Stadtverwaltung jederzeit Einblick in ausgestellte Ausweise, verwaltete Fahrzeuge sowie die generierten Einnahmen.
Der Prozess
Von der Idee zum Go-live in wenigen Monaten
Das Projekt zur Digitalisierung der Bewohnerparkausweise wurde in enger Zusammenarbeit mit der Stadt Gütersloh in bemerkenswert kurzer Zeit umgesetzt. Von der ersten Planungsphase über die Konzeption bis zur finalen Inbetriebnahme vergingen nur wenige Monate.
Gemeinsam haben wir die bestehenden Anforderungen analysiert, ein passgenaues digitales Verfahren konzipiert und auf unserer optiGov-Digitalisierungsplattform umgesetzt. Dank des modularen Aufbaus unserer Plattform konnten zentrale Bestandteile wie Online-Formulare, automatisierte Prozesse, ePayment-Integration und Fachverfahrenslogik effizient miteinander kombiniert werden.
Die wöchentliche, intensive Abstimmung mit der Fachabteilung der Stadt sorgte dafür, dass das Verfahren nicht nur technisch ausgereift, sondern auch praxisnah und anwenderfreundlich gestaltet wurde. Schon kurz nach dem Go-live war klar: Die neue Lösung wird von den Bürgerinnen und Bürgern gut angenommen – und die Verwaltungsmitarbeitenden profitieren spürbar von der hohen Automatisierung.
Ergebnisse
Spürbare Entlastung, digitaler Service, echte Automatisierung
Auch auf Seiten der Verwaltung zeigt sich der Mehrwert deutlich: Die intelligente Prozessautomatisierung reduziert manuelle Arbeitsschritte auf ein Minimum. Die Sachbearbeitung beschränkt sich in der Regel auf eine kurze Prüfung und Genehmigung – alle weiteren Schritte, von der Prüfung bis zur Erstellung und Zustellung des Ausweises, laufen automatisch. Das sorgt nicht nur für eine erhebliche Zeitersparnis, sondern auch für mehr Qualität und Rechtssicherheit.
Die integrierte Statistikfunktion liefert darüber hinaus wertvolle Einblicke in die Entwicklung der Ausweisvergabe sowie die generierten Einnahmen – und unterstützt so auch die strategische Weiterentwicklung des Services.
Fazit und Ausblick
Digitaler Bürgerservice mit Zukunft
Die Anwendung ist skalierbar, erweiterbar und bereits jetzt ein zentraler Bestandteil des digitalen Bürgerserviceportals der Stadt. Weitere Funktionen und Integrationen sind geplant – und auch für andere Kommunen ist das Verfahren problemlos adaptierbar.
Wir freuen uns, gemeinsam mit der Stadt Gütersloh gezeigt zu haben, wie moderne Verwaltung heute geht – schnell, effizient und bürgernah.
