Smartes Terminmanagement für den Landkreis Grafschaft Bentheim
Ausgangslage
Die Herausforderung
Die Lösung
Terminvereinbarung mit optiGov Meet
Mit optiGov Meet wurde eine umfassende Plattform eingeführt, die deutlich mehr bietet als reine Online-Terminbuchung. Die Lösung ist vollständig in den digitalen Bürgerservice der Grafschaft Bentheim eingebunden und erlaubt es Bürgerinnen und Bürgern, Termine direkt dort zu buchen, wo sie gerade unterwegs sind – zum Beispiel auf der Detailseite einer Dienstleistung im Serviceportal.
Dank der engen Integration lassen sich vorhandene Daten wie Mitarbeiterkonten, Öffnungszeiten, Dienstleistungen und Einrichtungen wiederverwenden – ohne Mehraufwand oder Systembrüche. Der gesamte Prozess ist barrierefrei, DSGVO-konform und passt sich nahtlos an das Corporate Design der Grafschaft an.
Zum Funktionsumfang gehören:
- Online-Terminvereinbarung für zahlreiche Fachbereiche mit Exchange-Synchronisation zur Vermeidung von Doppelbuchungen
- Warteschlangen- und Aufrufsystem, das Bürger per ID aufruft, ohne personenbezogene Daten anzuzeigen
- Ticket-System für spontane Besucher vor Ort
- Meet AI Forms zur intelligenten Erhebung zusätzlicher Daten bei der Buchung
Meet AI Forms nutzt KI, um automatisch ein Formular aus einer Beschreibung zu generieren, das bei der Terminbuchung zum Einsatz kommt. Die KI wird lediglich zur Erstellung des Formulars, nicht aber zur Verarbeitung der Daten genutzt. Dies ermöglicht die Abfrage umfangreicher und komplexer Daten zur Terminvorbereitung. Die Online-Terminvereinbarung zur "Kindertagespflege" zeigt dies beispielhaft: Für verschiedene Szenarien (Ausstellung, Weitergewährung, Änderung, Beratung etc.) wurden spezifische Formulare erstellt, die individuelle Felder wie Kontaktdaten oder Name und Geburtsdatum des Kindes enthalten.
Die Lösung ermöglicht auch Online-Termine mit beliebiger Meeting-Software und benachrichtigt alle Beteiligten automatisch über neue Buchungen, Änderungen oder Stornierungen – inklusive Kalenderdateien.
Der Prozess
Einführung in Rekordzeit – mit stetigem Ausbau
Dank der Integrierbarkeit in die Webseite sind die Terminbuchungen nicht nur auf den Detailseiten der Dienstleistungen verfügbar, sondern auch auf Übersichtsseiten der Einrichtungen sowie zentral unter http://www.grafschaft-bentheim.de/termine.
Besonders wertvoll ist der modulare Aufbau: Fachbereiche, die bisher noch ohne Terminlösung gearbeitet haben, können problemlos nachziehen – ganz ohne komplexe Neueinführung. Damit wächst das System dynamisch mit den Anforderungen der Verwaltung und das ohne ganz ohne zusätzliche Kosten.
Ergebnisse
Tausende Termine, klare Prozesse, ein System für alles
Der Landkreis Grafschaft Bentheim verarbeitet inzwischen wöchentlich mehrere Hundert Terminbuchungen und Warteschlangentickets über optiGov Meet. Alle relevanten Bereiche arbeiten mit einem einheitlichen System, das flexibel, leistungsfähig und zentral verwaltbar ist.
Gegenüber der vorherigen Lösung profitieren alle Beteiligten:
- Weniger Kosten dank fixem Preis-Modell ohne nutzerbasierte Abrechnung
- Mehr Flexibilität durch individuelle Anpassungsmöglichkeiten pro Fachbereich
- Mehr Synergien durch Integration in den digitalen Bürgerservice und Wiederverwendung zentraler Daten
- Mehr Kontrolle und Übersicht durch Statistikfunktionen und zentrale Steuerung
- Mehr Zufriedenheit bei Bürgern durch einfache Bedienung, kürzere Wartezeiten und selbstständige Terminverwaltung
Fazit und Ausblick
Effiziente Verwaltung beginnt mit smarter Organisation
Die Einführung von optiGov Meet hat die Terminvergabe in der Grafschaft Bentheim auf ein neues Niveau gehoben. Was als Ersatz für eine alte Lösung begann, hat sich schnell zu einer Plattform entwickelt, die zentrale Prozesse modernisiert, Verwaltungsaufwand reduziert und Bürgerorientierung spürbar verbessert.
Die hohe Nutzerakzeptanz, die flexible Erweiterbarkeit und die tiefe Integration in bestehende Systeme machen optiGov Meet zu einer Zukunftslösung – nicht nur für der Landkreis Grafschaft Bentheim, sondern für jede Verwaltung, die ihre Prozesse intelligent und effizient gestalten möchte.
