Serviceportal Münsterland und der Zweckverband KAAW

Vor dem Projektstart verfolgten viele Kommunen im Münsterland engagiert in Zusammenarbeit mit der KAAW eigene Wege zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Dabei entstanden erste digitale Angebote, die den Weg in die moderne Verwaltung ebneten. Diese Vielfalt an Ansätzen offenbarte gleichzeitig die Chance, durch gemeinsame Standards, eine einheitliche technische Plattform und abgestimmte Prozesse Synergien zu nutzen. Besonders wichtig war es, eine Lösung zu schaffen, die sowohl den Bedürfnissen kleiner Gemeinden als auch größerer Verwaltungen gerecht wird. Das Projekt bot damit die ideale Gelegenheit, bestehende Stärken zu bündeln und die Digitalisierung auf ein neues, nachhaltiges Niveau zu heben.

Gemeinsam mit der KAAW haben wir eine Lösung etabliert, die echten Mehrwert schafft: Jede beteiligte Kommune erhält ein vollwertiges optiGov-Serviceportal, eingebettet in ihre eigene Webseite, individuell im Design, aber auf gemeinsamer technischer Basis. So entsteht eine zentrale Infrastruktur mit dezentraler Ausprägung – effizient, gewartet und zukunftssicher.

Das optiGov-Serviceportal bietet:

• Anbindung an BundID und das MUK
• Sichere Kommunikation über ein verschlüsseltes Bürgerpostfach
• Integration externer Formularserver (FormSolutions, bol, FORMCYCLE) mit Rückkanal und Statusanzeige
• ePayment direkt im Online-Antrag
• Automatisierte Synchronisation mit Landes- und Bundesportalen (XZuFi)
• Integration der Terminvereinbarung inkl. Aufrufanlage (optiGov Meet und Visitor)
• Weiterleitung von Anträgen ans DMS oder Fachverfahren über CMIS-Schnittstelle
• Barrierefreiheit, responsives Design, einfache Webseitenintegration
• Mandantenfähigkeit für individuelle Verwaltungsstrukturen

Jede Kommune kann das Portal in die eigene Webpräsenz integrieren – als Teil der bestehenden Seite, nicht als externes System. Bürgerinnen und Bürger erleben so eine nahtlose Nutzerführung im vertrauten Umfeld.

Die Umsetzung erfolgt strukturiert, effizient und eng begleitet: Gemeinsam mit der KAAW haben wir Prozesse standardisiert, technische Grundlagen geschaffen und Schnittstellen abgestimmt. Neue Kommunen können unkompliziert aufsetzen, Inhalte übernehmen und ihr Portal eigenständig betreiben – auf Basis unserer bewährten Technologie.

Dank des modularen Aufbaus lassen sich neue Funktionen jederzeit ergänzen: Ob Chatbot, Voice-Agent, Fachverfahren, Terminvergabe oder zusätzliche Onlinedienste – die Plattform wächst mit den Anforderungen.

Die Nutzung der optiGov-Portale im Münsterland nimmt stetig zu. Mittlerweile verzeichnen die angebundenen Kommunen über eine Million Seitenaufrufe jährlich. Anträge werden direkt online gestellt, bezahlt und weiterverarbeitet, Rückfragen erfolgen digital – und die Kommunikation zwischen Verwaltung und Bürger läuft verschlüsselt und medienbruchfrei.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Effiziente Verwaltung durch zentrale Pflege, Schnittstellen und Wiederverwendung
• Bessere Erreichbarkeit dank barrierefreier, mobiler Zugänge
• Höhere Bürgerzufriedenheit durch schnelle Prozesse und moderne Benutzerführung
• Kosteneinsparungen durch gemeinsame Entwicklung, Betrieb und Wartung
• Zukunftssicherheit durch laufende Weiterentwicklung und Standards wie CMIS, BundID, MUK und XZuFi

Das Projekt Serviceportal.Münsterland zeigt, wie interkommunale Zusammenarbeit und bewährte Standardsoftware zusammenwirken können. Technisch betreiben wir für jede Kommune ein eigenes optiGov-Serviceportal – individuell angepasst, zentral gepflegt, durchgängig integriert. So entstehen keine parallelen Insellösungen, sondern ein echtes Ökosystem.

Mit jedem neuen Partner wächst nicht nur die Plattform, sondern auch der gemeinsame Anspruch: Verwaltungsdigitalisierung konsequent nutzerorientiert, sicher und effizient umzusetzen.